Effektiviserer det administrative arbeidet

Kartlegging av det administrative arbeidet ved HiO og HiAk gjort høsten 2010 avdekket dobbeltarbeid, unødvendige kontrollpunkter og uklare ansvarsforhold.

Nå skal arbeidet effektiviseres.

Effektiviseringen gjøres gjennom FAB-prosjektet, som har fokus på forbedringskultur, arbeidsprosesser og brukerverdi.

Prosjektets formål er todelt. Vi skal lage nye og bedre felles arbeidsprosesser, og vi skal jobbe med å utvikle en kultur for kontinuerlig forbedring hvor brukerens behov står i fokus, forteller prosjektleder Elin Corneliussen, seniorrådgiver i avdeling for ressursutvikling og infrastruktur.

Omfattende kartlegging

Det omfattende kartleggingsarbeidet ved de to daværende høgskolene avdekket til dels ulike forhold ved forskjellige avdelinger og campuser. Samtidig er en del utfordringer felles.

- Gjennomgående er det flere unødvendige kontrollpunkter, lang ventetid og mange personer involvert i prosessene, oppsummerer prosjektlederen.

- Hvordan skal prosjektet gå frem?

- Vi har valgt å benytte verktøy fra LEAN management, som er en mye brukt og effektiv metode i kontinuerlig forbedringsarbeid. Metoden tar sikte på å fjerne unødvendige aktiviteter til fordel for det som har verdi for brukerne. De organisasjonene som lykkes med Lean-prosjekter kan vise til gode resultater ved at saksbehandlingstiden reduseres og at trivselen blant de ansatte øker.

- Samtidig er det viktig å tilpasse metoden til HiOAs behov. Det er både gode og dårlige erfaringer å hente fra andre statlige virksomheter, og vi må være kritiske til hvordan vi utfører arbeidet, mener Corneliussen.

Les hele saken her

Abonner på vårt nyhetsbrev

Bli medlem i Lean Forum Namdal