Lean forum Bergen er ein møteplass for verksemder som jobbar etter Lean-metodikken. Lean er det same som vi i Skatteetaten kallar kontinuerleg forbetring.

Tysdag 27. november var det Skatt vest sin tur til å vere vertskap for eit medlemsmøte. Temaet for møtet var Skatteetaten si tilnærming til Lean generelt, og spesielt korleis vi jobbar med prosesskartlegging og verdistraumsanalyse, som er sentrale verkemiddel i Lean-metodikken. På gjestelista, som omfatta over 60 deltakarar, stod personar frå mellom anna Helse Bergen, Telenor, NAV Hordaland, Bergen Engines AS, DNB og Tryg.

Leverte sjølvmeldinga og fann sløsing med tid
Møtet starta med at Skatt vest, ved prosessrettleiarane Gyda Folkedal og Gunn Torhild Tveit, gjekk gjennom ”Lean-reisa” og temaet for dagen. Noe Alexander Bagger presenterte så eit døme på prosesskartlegging og verdistraumsanalyse, nemleg kartlegging av dokumentflyten i Skatt vest. Det var tydeleg at fleire kjende seg att i problemstillingane.

På alle møta i forumet er det eit mål at deltakarne skal få øve seg på metodar og verktøy. Deltakarane blei difor delt inn i grupper, og fekk i oppgåve å kartleggje og analysere ein prosess som alle kjenner til: levering av sjølvmeldinga. Gruppene hadde ulike føresetnader: medan nokon skulle levere sjølvmeldinga på papir dagen før fristen gjekk ut, hadde andre selt hytte, skifta jobb og pendla. Nokre skulle levere elektronisk, medan andre måtte søkje om utsetjing. Med gule lappar skulle dei skildre arbeidsstega i prosessen heilt fram til sjølvmeldinga var levert, identifisere kor lang tid dei brukte på arbeidsstega og peike på kvar det blir sløst med tid.

Gruppene diskuterer kva som er arbeidsstega i prosessen "levere sjølvmeldinga".

Verdiskapande tid på 192 minutt
Resultatet blei engasjerte diskusjonar.

Den eine gruppa prøver å finne ut kvar i prosessen det blir sløst med tid.

- Vi har rekna ut at aktiv, verdiskapande tid er 192 minutt, medan prosessen totalt tek 26 000 minutt, fortalde den eine gruppa om prosessen dei hadde teikna opp. Gruppa hadde vore veldig grundig, og mellom anna rekna inn tid til å ordne med barnevakt når sjølvmeldinga skulle leverast fysisk på skattekontoret…

Døme på ein prosess kartlagt med arbeidssteg og tidsbruk.

- Vi kan vel seie at sjølvmeldinga aldri blir den same, sa styreleiar i Lean forum Bergen, John Magnar Bøe frå DNB Liv, då han takka Skatt vest for vertskapen.

Deler kunnskap i Bergen
- Lean handlar om å få eit oversiktsbilete, oppdage dei moglege forbetringane, og skape ein gnist for å gjere noko med det, fortel Signe Syrrist, styremedlem i Lean forum Bergen.

Forumet i Bergen har vore aktivt i kring eitt år.
- Forumet skal vere ein møtestad for verksemder som jobbar med Lean. Formålet er todelt: vi skal heve kompetansen blant verksemdene, og vi skal utveksle erfaringar. Vi skal inspirere kvarandre gjennom å vise breidda av dei som jobbar med dette. I styret har vi representantar frå forsikring, utdanning, helse og industri, seier Syrrist.

Stor vilje til å dele
Ho fortel entusiastisk om bedriftsbesøka forumet har fått til.
- Eg er imponert over viljen til å dele hos dei vi har besøkt, og kor opne alle er om suksessar og utfordringar.

Dei ulike verksemdene har ulike innfallsvinklar til Lean-metodikken, men tankegangen som ligg bak er den same.
- Vi har til dømes mange spel innanfor Lean. Nokon lagar lommelykter, andre bygg lego, og i Skatt vest brettar de papirfly. Dette med spela ynskjer vi å ha eit eige møte om i september neste år. I tillegg skal vi arrangere fleire bedriftsbesøk, og eit stort heildagsmøte om Lean og leiing 21. februar 2013, seier Syrrist om planane forumet har for neste år.

Har arrangert fleire Lean-besøk
Skatt vest er aktive i Lean-forumet, og tidlegare i november var DNB Liv på besøk for å la seg inspirere av arbeidet vårt. Dei blei så inspirerte at dei kjem att i januar med eit nytt kull Lean-ambassadørar som er under opplæring.