I Hapro er programmet hovedfinansiert av HF, Hovedorganisasjonenes Fellestiltak. Dette betyr at arbeidet har en basis i partssamarbeidet på arbeidsplassen.

Nesten tre år etter, den 11. januar 2023 var det tid for overleveringsmøte ved Hapro Electronics. Da hadde de vært igjennom alle tre faser i samarbeid med sin hovedcoach Kjell Sigve Kvalavåg og bitredende coach Mette Holmriis Brøgger fra SINTEF Manufacturing.

Ved oppstart den 21. januar 2020 ble det satt ned en styringsgruppe bestående av Tor Giæver (Adm Dir), Roy Hansen (Fabrikksjef), Per Edgar Stuksrud (Logistikk og innkjøpssjef), Kristin Friborg (Kundekontakt), Gro A Hagaseth (Leder FF-klubben), Johs Roen (Controller), Inge Storstein (Lean koordinator) og Kent Roger Buajordet (Prosjektleder, Lean Koordinator, Leder FLT-Klubben), som har fulgt prosjektet fra start til slutt.

Lite visste styringsgruppen om hvilke uforutsette utfordringer de ville møte på med jobbet seg gjennom et samsyn og skape konsensus om hvor de ønsket å være om 5 år, hvor de var ved oppstart av prosjektet og hvilke utfordringer som hindret de i å ta seg i retning av det. Til tross for covid, komponentsituasjoner og annet støy har styringsgruppen like vel klart å vise til gode resultater til tross for en svært krevende tid.

I den andre fasen av programmet velges det ut et pilotområde, der bedriften skaper en dypere forståelse for enkelte verktøy og eierskap til å ta i bruk disse i egen bedrift. Parallelt med dette skal styringsgruppen lære av dette, før det i "fase tre" er tid for "utrulling" i resten av organisasjonen.

I den andre fasen av PS skal styringsgruppen velge ut en "pilot" eller et case de ønsker å forbedre i den gitte perioden. Den første piloten som ble valgt ut var verdistrømmen til produktet "Fell"  – Man Overboard Sensor Switch" som er et mann-over-bord system. Men av ulike årsaker  valgte man å se på en ny pilot. Igjen ble det en verdistrøm, denne gangen knyttet til produktet "NoFence", som er en kubjelle med GPS-koordinatorstyring, dvs usynlig gjerde. Dessverre møtte Hapro på motstand her også da covid resulterte i en komponentsituasjon som ikke gjorde det lett å jobbe med systematisk forbedringsarbeid.

Tredje pilot ble dog bedre! Denne gangen ble "Easee" elbil laderoboter valgt som case. Under overleveringsmøtet ga Teamleder Silje Therese Asa Hagen en ryddig gjennomgang av produksjonen, fra råvarene kommer inn, til den ferdige varen er pakket og klar til utsendelse.

På den aktuelle linjen for pilotprosjektet, produseres fem ulike Easee ladere til det norske, engelske og europeiske markedet. Linjen kan produsere et høyt antall enheter pr. måned, og teamet har et måltall de strekker seg etter hver dag. Et mål som teamet har bevist at de klarer ved å ha jobbet strukturert med forbedringsarbeid. Det er bygget opp to identiske linjer som møtes ved en robot før de avsluttede prosesstrinnene.

Det store fokusområdet har vært takting av linjen med utgangspunkt i syklustiden til roboten og å matche tidene på prosessene rundt. En utfordring har vært å stoppe de ansatte når de jobber for fort, og å få alle til å forstå hvorfor takting av linjen er viktig.

Teamet for fått god hjelp av støtteressurser i bedriften som kan komme med forslag på hva løsningene kan være.

"Det er vanskelig for operatørene å vurdere hva som er mulig å gjøre" forteller Tommy Brenli. "Men de kan beskrive utfordringene" legger Silje til.

Etter hvert som forbedringsarbeidet knytte til takting av linjen ga mindre og mindre forbedringstiltak har det vært viktig for teamet å holde motivasjonen oppe ved å fortsette å se på forbedringsmuligheter på linjen.

Et verktøy teamet derfor innførte var "Ohno's sirkel". Verktøyet  er opprinnelig for ledere for å forstå prosessene de har ansvaret for. Taiichi Ohno som regnes som en av utviklerne av the Toyota Production System (TPS), brukte tilnærmingen for å lære folk å se sløsing i sine prosesser. Det sies av han tegnet en sirkel på gulvet og ba lederne i Toyota om å observere prosessen i timevis uten å forlate sirkelen. 

I Hapro har de gjort sin egen tolkning, der teamet selv observerer prosessen sin. Det er satt av tid hver 14. dag til at to og to operatører, observerer hele linjen, steg for steg for å se etter forbedringsmuligheter. Til øvelsen er det laget et eget hjelpeark, der operatørene kan skrive ned observasjoner innenfor ulike kategorier. På sikt er planen at hele Hapro kan "hospitere" hos hverandre og gi innspill til hverandres prosesser, men også ta med seg læring tilbake til egne prosesser. For å illustrere øvelsen har de laget en oval sirkel med to påtegnede par med føtter som indikerer at disse to operatørene ikke kan forstyrres.

Det har vært positive tilbakemeldinger, noe piloten tror skyldes at de observerer seg selv, og at ingen "høyere opp" i organisasjonen kommer for å vurdere teamet. Det har virket avspennende og gitt teamet mulighet til å gi hverandre tilbakemeldinger på en annen måte enn tidligere.

Hapro har et hektisk år i møte med en ordrereserve på 1 milliard og et mål om å rulle ut læringen gjort i piloten.

Igjennom programmet har styringsgruppen jobbet med å etablere sitt eget lean-hus som er et sett med veiledende prinsipper bedriften kan støtte seg på i daglig drift og forbedringsarbeid. Utover det har de laget en egen møtestruktur for alle i Hapro (tre nivåer). De har laget sitt eget spill for å spre ut lean-tankesettet i bedriften og fått på plass en forbedringsportal der alle ansatte enkelt kan registrere avvik og tiltak.

Vi ønsker Hapro-gjengen lykke til med forbedringsarbeid i fremtiden!