PPT i Asker kommune vant prisen "Årets Leanprosjekt 2024"

Det var en strålende fornøyd gjeng fra Asker kommune som entret scenen under årskonferansen til Lean Forum Norge etter å ha blitt kåret til vinnere av Årets Leanprosjekt 2024. Det er første gang en kommune vinner denne prisen.

Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) i Asker kommune har det siste året redusert saksbehandlingstiden fra 72 til 14 dager etter innføring av Lean i virksomheten. Deres arbeid imponerte både fagjury og deltakerne på årskonferansen, som i fellesskap avgjorde prisvinneren.

Virksomhetsleder i PP-tjenesten i Asker kommune, Kari Merete Trontveit, var naturligvis veldig glad for at de vant.

– Det var veldig gøy å vinne denne prisen og kunne ta den med tilbake på jobb, sier Trontveit.

I etterkant av prisutdelingen har hun og kollegaene høstet mye ros og lovord for jobben de har lagt ned de siste årene, og at det nå ble kronet med denne prisen.

– Det har gitt oss en stor boost. Vi er veldig takknemlige for oppmerksomheten vi har fått og alle de gode tilbakemeldingene fra folk i og utenfor kommunen, sier Trontveit.

En Lean-reise

PP-tjenestens forbedringsarbeid i Asker startet for alvor etter kommunesammenslåingen i 2020, hvor Røyken, Hurum og Asker ble en storkommune. Trontveit sier:

– Vi fokuserte på kultur og holdninger, noe som ble et perfekt forarbeid for å starte med Lean. Prosjektet ble godt forankret i ulike råd og grupper, og personalet ble samlet rundt tankegangen og veien videre.

Bakgrunn

Avdelingen hadde fått et klart oppdrag fra direktør for oppvekst i Aske kommune: effektivisere sakkyndighetsprosessen. Det ble da bestemt at de skulle forsøke å løse dette gjennom bruk av Lean-metode.

«72-12-piloten» gjorde at kommunen ble nominert til «Årets Lean-prosjekt 2023», og arbeidet med implementering og forbedring av denne i 2024 resulterte i at de i år vant prisen.

– Vi har fått med oss alle i virksomheten; det er første bud. Er alle med, kan man få til hva som helst, sier Trontveit.

En sak om gangen

– Den systematiske tilnærmingen vi har brukt for forbedring det siste året, har vært enestående, sier Trontveit.

De har brukt mye tid på å samle og analysere fakta for å komme frem til gode løsningsforslag.

– Vi ønsket å ha et så omfattende faktagrunnlag som mulig før vi begynte å vurdere løsninger. Vi analyserte eksisterende data og statistikk fra journalsystemet, intervjuet personalgruppen om deres erfaringer, tanker og meninger, og gjennomførte analyser av våre egne kalendere for å få et helhetlig bilde av hele saksbehandlingsprosessen, sier Trontveit og fortsetter:

– En av løsningene vi valgte å fokusere på, var å jobbe med én sak om gangen. Tidligere jobbet vi parallelt med mange saker, noe som førte til at det tok lang tid for brukerne å få svar. Da vi begynte å planlegge og ferdigstille én sak om gangen, opplevde vi en betydelig forbedring. Effekten av god planlegging og å ferdigstille én sak om gangen var en stor aha-opplevelse, sier Trontveit.

Fortsetter videre

Etter implementering av nye rutiner og arbeidsmåter, har saksbehandlingstiden blitt redusert med hele 81 prosent. I tillegg har tiden fra PPT mottar en henvisning til saken blir behandlet, blitt redusert med 51 prosent. Det er svært gode resultater.

– Ledere og medarbeidere i PPT har sammen gjort en formidabel innsats for å få ned saksbehandlingstiden. Jeg må også få trekke frem Paal Anker-Nilssen, som har bistått oss og vært prosjektleder. Han har vært helt sentral for at dette har lyktes og at barn og unge i Asker kommune nå kan få raskere hjelp fra oss, sier Trontveit og legger til:

– Vi vil fortsette å bruke Lean-metoden, og vi anbefaler at flere kommuner følger etter. Metoden er lett tilgjengelig, og vi håper flere kan la seg inspirere av våre erfaringer og resultater.